La matrice di Eisenhower da una parte e dall’altra “Momo” il libro di Ende, da cui è stato tratto l’omonimo cartone animato…cos’hanno in comune?

Potremmo tenervi “sulle spine” ma dal momento che le strategie per un buon articolo vogliono che il lettore abbia da subito idea dell’argomento (forse per scegliere se continuare nella lettura o meno), vi anticipiamo che si tratta del tempo.

Siete sicuri di sapere davvero tutto lo scibile sull’argomento? A prescindere dalla risposta, speriamo che abbiate il tempo per leggere…

Già…avere il tempo per…, mi manca il tempo…, se avessi sufficiente tempo farei… quante volte abbiamo udito e detto frasi di questo genere, a prescindere dal contesto?

Che si tratti di lavoro, di famiglia o di una dimensione personale, il tema dell’ottimizzare quasi i minuti per riuscire a fare tutto in tempo, al giorno d’oggi è diventata una strategia di sopravvivenza.

Quando qualcuno che conosciamo direttamente ci sembra perfettamente “sul pezzo”, nel senso che vanta incastri perfetti per non lasciare nulla in dietro, ci chiediamo: “Ma come fa ad avere tempo per tutto?”.

Scopriamolo insieme!

Metodo Eisenhower

Considerando che si tratta proprio del 34° presidente degli Stati Uniti, il metodo Eisenhower in qualche modo deve aver funzionato, dal momento che “qualcosa da fare” l’ha avuta.

Scherzi a parte, la matrice di Eisenhower è uno strumento di gestione delle attività che permette di distinguere quelle importanti da quelle urgenti: un vero e proprio asso nella manica per riuscire al meglio ad organizzare il lavoro, ma in generale qualsiasi incombenza.

Una frase pronunciata proprio da Eisenhower, ma non sua (pare fosse stata detta da un rettore di un’università), passò alla storia: “Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti e quelli importanti non sono mai urgenti.”

In qualche modo quindi questa matrice ci dà degli spunti per imparare a gestire meglio il tempo, aiutandoci a fare un primo ma importante distinguo…vediamo insieme di che cosa si tratta.

Come organizzare il lavoro

Come organizzare il lavoro è spesso il più importante interrogativo, non soltanto se si tratta di una grande azienda, ma anche se si tratta di una realtà più piccola.

La matrice Eisenhower suggerisce innanzitutto di separare le attività urgenti da quelle importanti, perché ad un’attenta analisi non sono esattamente la stessa cosa.

In un contesto professionale, per esempio, un’attività urgente può essere finire un progetto che ha una scadenza precisa, oppure ascoltare le esigenze di un cliente, prima che quest’ultimo non si senta preso in considerazione.

Se torni a casa e trovi il bagno allagato, a causa di una perdita, purtroppo anche quella sarà un’urgenza e non ti conviene posticiparla…ovvio no?

Al contrario le attività importanti non richiedono una immediata presa in carico, ma servono per il raggiungimento di obiettivi a lungo termine.

Si possono pianificare in maniera attenta e ragionata, ma certamente non lasciate nel dimenticatoio, perché farlo potrebbe trasformarle in urgenti; in altre parole, averle in mente è una buona strategia.

Graficamente la matrice di Eisenhower è suddivisa in quattro quadranti:

• il quadrante “da fare”: qui le attività sono urgenti e importanti, per cui non c’è scampo, sono da fare
• il quadrante “da programmare”: è lo spazio per le attività importanti che possono essere fatte in un secondo momento
• il quadrante ” da delegare”: è per le cose urgenti ma non importanti; in questo caso occorre che siano fatte ma non hanno alcun tipo di effetto su eventuali obiettivi a lungo termine che possono riguardarti direttamente. Se in team sono tutte quelle attività che si possono delegare ad altri.
• il quadrante “da eliminare”: spuntata la lista, rimane ciò che non è né importante, né urgente, ma il non individuarlo crea comunque confusione e ansia.

A proposito…avete ancora un po’ di tempo per leggere? Speriamo di sì.

Corso gestione del tempo

Il corso gestione del tempo è tra i servizi di openhs e si pone come obiettivo anche quello di favorire la gestione dei propri collaboratori.

Noto anche con l’anglicismo time management rappresenta un importante fattore per il buon funzionamento di un’impresa; siamo nell’ambito delle soft skill, ovvero quelle competenze o abilità note anche come capacità relazionali utili in ambito lavorativo.

Ancora una piccola ma significativa definizione…

Per gestione del tempo si intende:” Il processo di pianificazione, organizzazione e controllo del tempo speso nelle varie attività che ha lo scopo di aiutare le persone ad aumentare l’efficacia e l’efficienza del proprio impegno.

Chissà, forse essere multitasking non è poi davvero una dote, pensateci bene!

Saper gestire il proprio tempo non significa non lasciarsi neanche un attimo libero, anzi significa saper differenziare e cadenzare le cose da fare e dare loro un significato ed una priorità differente.

La parola d’ordine sembra essere quindi ottimizzare i tempi e per farlo le strategie non mancano, anche se non esiste un metodo universale per la gestione del tempo.

Il concetto stesso di tempo è un concetto fluido, quasi impalpabile: scorre, è astratto e, cosa importante, ciò che è “tanto” per qualcuno è “poco” per qualcun altro.

Una buona gestione del tempo dovrebbe innanzitutto rendere ciascuno di noi non succube di quest’ultimo, ma responsabile, orientato e capace di autodeterminazione; in altre parole, il tempo dovrebbe avere ben chiaro chi comanda.

Coaching time management

Un buon coaching time management è da intendersi come quel processo che mira a migliorare la gestione aziendale, partendo da una buona pianificazione lavori, ma andiamo per gradi, perché abbiamo messo l’accento su molti aspetti importanti.

Far capire al tempo chi comanda significa essere in grado di gestire le attività in modo da assicurarsi che proprio il tempo stesso sia sfruttato nel modo più intenzionale possibile.

Sempre prendendo ad esempio il contesto aziendale, ciò si traduce in:

• una maggiore produttività
• un conseguente miglior clima all’interno del team e, cosa importantissima…
• riuscire a farsi avanzare il tempo per prendersi cura di sé stessi.

C’è molto da guadagnare, nel riuscire a educare il tempo perché:

• sarà più facile porre dei confini tra il tempo del lavoro e quello da dedicare a ciò che più piace
• si evita di avere come fedele collega lo stress
• si riduce notevolmente il rischio del burnout

Questi sono solo alcuni dei punti di forza del time management, raggiungibili grazie ad alcune semplici ma indispensabili tecniche.

Come ottimizzare il lavoro in ufficio

Se nel vostro curriculum metteste di sapere come ottimizzare il lavoro in ufficio, verosimilmente sbaragliereste la concorrenza degli altri candidati.

Oltre alla già citata matrice di Eisenhower, infatti, esistono anche altre tecniche utili a fare in modo che il tempo scorra dalla vostra parte ed una di queste è pure italianissima.

Avete presente quei timer da cucina a forma di pomodoro? Beh, effettivamente, ormai, le forme sono tra le più diverse ma la tecnica del pomodoro è una soltanto.

Francesco Cirillo, sviluppatore software ed imprenditore, la ideò negli anni 80, per un motivo piuttosto semplice: riuscire a stare concentrato per 10 minuti e studiare.

Per farlo impostò proprio il timer da cucina, quello che suonando ci ricorda che il tempo di cottura è terminato; il principio è semplice perché invita a suddividere un qualsiasi lavoro da svolgere, in brevi periodi di tempo, al termine dei quali ci si può prendere delle pause.

Farlo non solo migliora la motivazione a terminare ciò che si è iniziato, ma aiuta anche i processi creativi ed ideativi, riducendo lo stress e l’ansia e funzionando come un vero e proprio “ricostituente” per la forza di volontà.

Questa tecnica suddivide il tempo in sezioni di 25 minuti di lavoro e 5 di pausa, il cui scadere è ovviamente stimato dal timer, rigorosamente un pomodoro, che scatta. La pausa deve essere utilizzata per fare qualcosa di salutare e terminata occorrerà impostare nuovamente il timer su altri 25 minuti.

Importante è segnare su un foglio l’elenco delle attività da svolgere nella giornata, possibilmente mettendole in ordine di priorità.

Accanto ad ognuna di queste occorrerà disegnare tanti quadratini quanti sono i pomodori (cioè le sezioni di tempo) che si pensa siano indispensabili per completare quel compito: per ogni sezione/ pomodoro che si concluderà, si metterà una “X” di fianco.

Dopo 4 sezioni da 25 minuti ciascuna, sarà possibile prendersi una pausa più lunga che varierà dai 15 ai 30 minuti.

L’obiettivo della tecnica del pomodoro è riuscire a gestire le interruzioni sia quelle interne (le distrazioni) che quelle esterne (per esempio un collega).

Anche qui per farlo ci sono alcuni “trucchetti”:

• scrivere la tentazione (se interna) sul foglio delle attività
• se si tratta di un collega che interrompe occorrerà informarlo che si sta lavorando, proporre un altro momento più consono, fare una piccola ramanzina per aver interrotto il lavoro in corso.

Con ogni probabilità i 25 minuti saranno eterni le prime volte, ma poi saranno velocissimi, con l’esperienza.

Attenzione però, occorre mantenere fede al protocollo del pomodoro e trascorsi i 25 minuti, è essenziale concedersi la pausa, altrimenti il tempo tenterà nuovamente di dettar legge.

Adulerà il fatto che avrai resistito più tempo, ma ti farà allungare la pausa e tutto dovrà essere nuovamente impostato.

A proposito…avete letto Momo? Se non lo avete ancora fatto, vi consigliamo di dedicargli del tempo…è un modo come un altro per non permettere agli uomini grigi di rubarvelo!

Continuate a seguirci…